Docs für Trainer*innen

Generelles

Das Lernmanagementsystem (LMS) von Papilio bietet eine umfangreiche Struktur für die Fortbildungen, die sowohl in Präsenz, digital oder hybrid möglich sind. Die Anwendung wird sowohl vom Papilio-Team als auch von Trainer*innen und Fachkräften benutzt. Jede Person hat dabei ein eigenes Nutzerkonto und kann sich mit seiner E-Mail und Passwort einloggen, um dann in der Anwendung Handlungen durchführen.

Die primäre Anwendung dient zur Verwaltung der Fortbildung. Trainer*innen können basierend auf Vorlagen neue Fortbildungen erstellen, Teilnehmer*innen der Fortbildung zuweisen als auch die Teilnahme der Teilnahme hinsichtlich einzelnen Modulen managen. Zudem können Materialbestellungen erfolgen und Teilnehmer*innen und Organisationen einer Rechnung für eine Fortbildung zugewiesen werden.

Im Laufe der Erarbeitung dieses neuen LMS wurde einige Optimierungen identifiziert, die fortlaufend implementiert werden. Dazu gehört u.a. die Harmonisierung der Terminologie, Prozessen und Kommunikation. Der Fokus dieser Anwendung hat die Funktionalität priorisiert, deshalb ist es noch so, dass einige Seite etwas Geduld benötigen, bis sie fertiggeladen sind.

Anwender

Folgende Gruppe wenden das LMS primär an.

  1. Papilio-Team
  2. Trainer*innen
  3. Fachkräfte

Einführungsvideo

Wir empfehlen diese Einführung zu Sichten. Die Dauer des Videos beträgt ca. 60 Minuten.

Ansichten

Listenansichten

Listenansichten zeigen eine Mehrzahl von Datensätzen einer Sache an, wie eine Tabelle mit mehreren Spalten. Von hier aus kann einer der Datensätze angeklickt werden, um zur Datensatzansicht für den jeweiligen Datensatz zu wechseln. Folgende Listenansicht besteht:

  • Einrichtungen – Trainer*innen sehen alle Einrichtungen, mit denen sie verbunden sind, als auch die, in ihrem Bundesland.
  • Trainer*innen – Trainer*innen sehen andere Trainer*innen innerhalb ihrem Bundesland.
  • Fachkräfte – Trainer*innen sehen ihre angelegten Fachkräfte.
  • Zertifikate – Trainer*innen sehen ihre angelegten Zertifikate.
  • Teilnahmebestätigung – Fachkräfte sehen ihre Fortbildung und die können die Teilnahmebestätigungen pro Modul als PDF herunterladen, nachdem die Trainer*in die Teilnahme bestätigt hat.

Datensatzansicht

Die Datensatzansicht zeigt einen Datensatz einer Sache an, bspw. eine Fachkraft, sowie die mit dem Datensatz verbundene Datensätze, bspw. die Teilnahme an Fortbildungen. Hier können die Daten des Datensatzes bearbeitet werden oder die verbundenen Datensätze angeklickt werden.

Aktionsansichten

Aktionsansichten werden durch die gesamte Anwendungen benutzt, um bspw. Fortbildungen zu verwalten, Rechnungsinfos zuzuweisen usw…. Folgende Aktionsansichten bestehen aktuellen:

  1. Fortbildung-Verwaltung (FoBi-Verwaltung) – Diese Startseite für Trainer*innen erlaubt es neue Fortbildungen zu erstellen, als auch eine Liste der aktiven und abgeschlossen Fortbildungen einzusehen, welche der/die Trainer*in verwaltet. Zudem sind hier auch die Fachkräfte der/s jeweiligen Trainer*in ersichtlich.
  2. Fortbildung-Editor – Dient zur Bearbeitung einer Fortbildung. Hier werden die Eckdaten, Modultermine als auch die Teilnehmer*innen und Teilnahmen verwaltet. Diese Seite ist erreichbar von der FoBi-Verwaltung (1).
  3. Rechnungsinfo erstellen – Dient zur Zuweisung von Teilnehmer*innen einer Fortbildung zu einem Rechnungsempfänger (was entweder eine Organisation/Träger/Einrichtung oder eine Person sein kann). Diese Seite ist erreichbar von der Fortbildung-Editor (2).
  4. Fachkräftezertifizierung – Diese Seite dient zur Zertifizierung von Teilnehmer*innen einer Fortbildung. Dabei wird eine Auswahl der Teilnehmer*innen getroffen und per Formular erfasst, wann die Zertifizierung geplant ist. Diese Seite ist erreichbar von dem Fortbildung-Editor (2).
  5. Einrichtungszertifizierung – Dient zur Zertifizierung einer Einrichtung. Dabei muss sichergestellt werden, dass mindestens 80 % der Fachkräfte in der Einrichtung eine Zertifizierung für das jeweilige Papilio-Program haben. Diese Seite ist erreichbar von der Datensatzansicht einer Einrichtung.

Datensätze erstellen und bearbeiten

Der Alltag wird davon geprägt sein, Datensätze zu erstellen, bearbeiten und einzusehen. Folgend ist eine kurze Anleitung, wie diese Datensätze erstellt und bearbeitet werden können.

Fortbildungen

Berechtigung: Papilio-Team und Trainer*innen

Anleitung:

  1. Zum FoBi-Verwaltung gehen.
  2. Auf Fortbildung erstellen klicken.
  3. Vorlage auswählen und dann Daten eingeben.

Ergebnis:

  1. Ein neuer Datensatz ist angelegt mit den Modulinhalten aus der Vorlage.

Bearbeitung:

  1. Zum FoBi-Verwaltung gehen.
  2. Für gewünschte Fortbildung auf Fortbildung bearbeiten anklicken.
  3. Auf den Stift klicken und Änderungen vornehmen, danach auf Speichern klicken.

Einrichtungen

Berechtigung: Papilio-Team und Trainer*innen

Anleitung:

  1. Zur Einrichtung Listenansicht zu gehen.
  2. Auf Einrichtung erstellen klicken.
  3. Daten eingeben und speichern.

Ergebnis:

  1. Ein neuer Datensatz ist angelegt.

Trainer*innen

Berechtigung: Papilio-Team

Anleitung:

  1. Zur Trainer Listenansicht gehen.
  2. Auf Neu*e Trainer*in klicken.
  3. Daten eingeben und speichern.

Ergebnis:

  1. Ein neuer User ist angelegt.
  2. User empfängt per E-Mail eine Willkommensnachricht und muss sich dann einmal einloggen und ihr/sein Passwort neu einstellen.

Fachkräfte

Berechtigung: Papilio-Team und Trainer*innen

Anleitung:

  1. Zur Fachkräfte Listenansicht zu einer Fortbildung gehen.
  2. Auf Neue Fachkraft klicken.
  3. Daten eingeben und speichern.

Ergebnis:

  1. Ein neuer User ist angelegt.
  2. User empfängt per E-Mail eine Willkommensnachricht und kann sich dann einmal einloggen und ihr/sein Passwort neu einstellen.

Zertifizierungen

Berechtigung: Papilio-Team und Trainer*innen

Anleitung um eine Organisation zu zertifzieren:

  1. Zur Listenansicht der Einrichtung gehen und auf die gewünschte Einrichtung klicken.
  2. Auf den Button Zertifizierung klicken.

Ergebnis:

  1. Der Datensatz der Zertifizierung ist gespeichert.
  2. Für das jeweilige Fortbildungsprogramm, bspw. U3 Fachkräfte, wird das Zertifizierungsdatum auf der Organisation gespeichert.
  3. Das Papilio-Team-Team erhält eine E-Mail mit Daten des Formulars.

Anleitung um Teilnehmer*innen einer Fortbildung zu zertifizieren:

  1. Zum Dashboard gehen.
  2. Bei der gewünschten Fortbildung auf Fortbildung bearbeiten klicken.
  3. Oben rechts auf den Button Zertifizierung klicken.
  4. In der Maske die Teilnehmer*innen auswählen und die Daten eingeben, dann auf Absenden klicken.

Ergebnis:

  1. Der Datensatz der Zertifizierung ist gespeichert.
  2. Für das jeweilige Fortbildungsprogramm, bspw. U3 Fachkräfte, wird das Zertifizierungsdatum auf den ausgewählten Lehrkräften gespeichert.
  3. Das Zertifizierungsdatum wird auf der Fortbildung gespeichert.
  4. Das Papilio-Team erhält eine E-Mail mit Daten des Formulars.

Management von Fortbildungen

Vorbereitung

  1. Einrichtung(en) erstellen, dies können Sie von der Listenansicht, als auch direkt im Fortbildung-Editor selbst tun.
  2. Ggfs. Fachkräfte erstellen bzw. können die auch im Fortbildung-Editor erstellt werden.

Fortbildung erstellen

  1. Zum FoBi-Verwaltung gehen und auf Fortbildung erstellen klicken.
  2. Gewünschte (Vorlage der) Fortbildung auswählen und bestätigen. Es öffnet sich die Fortbildung-Editor zur Bearbeitung als nächste Seite.
  3. Den Ort auswählen, indem die Organisation im entsprechenden Feld bestätigt wird.
  4. Daten (können später noch geändert werden) für die einzelnen Module eingeben.
  5. Teilnehmer*innen hinzufügen, dafür entweder bestehende Personen suchen und bestätigen oder neue Personen erstellen (die werden der Fortbildung automatisch hinzugefügt).

Rechnung erstellen

  1. Wenn die Teilnehmer*innen festgelegt sind, dann zur Fortbildung gehen und oben rechts auf Rechnung erstellen klicken.
  2. Auf der neuen Seite erneut auf Rechnung erstellen klicken und dabei den Rechnungsempfänger auswählen (Organisation und/oder Person).
  3. Falls erwünscht, können hier die Rechnungsdaten bearbeitet werden. Diese werden nicht den Datensatz der Organisation oder Person verändern, sondern werden nur einzeln für die Rechnung angewandt. Sofern eine Anschrift aktualisiert werden soll für alle Fälle, aktualisieren Sie den Datensatz der Organisation oder der Person.
  4. Weisen Sie ein oder mehrere Personen der Rechnung zu. Es können nur Teilnehmer*innen der Fortbildung ausgewählt werden, die nicht bereits Teil einer anderen Rechnung sind. So ist sichergestellt, dass eine Teilnehmer*in nicht auf zwei Rechnungen erscheint.

Teilnahmestatus managen

Pro Modul und Teilnehmer*in wird der Teilnahmestatus geregelt. Dieser Status wird von der Trainer*in der Fortbildung verwaltet auf der Fortbildungsseite.

Erst nachdem der Teilnahmestatus eines Teilnehmenden auf “Teilgenommen” markiert wurde, kann die teilnehmende Person eine Teilnahmebestätigung selbstständig herunterladen als PDF.

Der Teilnahmestatus hat folgende Funktionalitäten:

StatusFunktionalität
Teilgenommen / Dagewesen1. Teilnehmende Person kann nun Teilnahmebestätigung runterladen.
2. Falls das Modul entsprechend eingestellt, kann die Person nun auch die Inhalte des nächsten Moduls einsehen.
Abwesend / Nicht teilgenommen1. Falls das Modul entsprechend eingestellt ist, kann die Person nicht die Inhalte des nächstes Moduls einsehen, bis sie ihr Teilnahmestatus als “Teilgenommen” markiert wurde.
Gestoppt / Storniert1. Teilnehmende Person ist von der Fortbildung entfernt und hat keinen Zugang mehr zu Inhalten.

Terminology

Die Begrifflichkeiten sind gruppiert in Prozessen damit sie leichter zu finden sind.

Fortbildung

BegriffBeschreibung
Aktive FortbildungFortbildung, die aktuell noch nicht abgeschlossen ist bzw. dessen Zertifizierung noch nicht erfolgt ist oder das Datum des letzten Moduls in der Zukunft liegt.
Abgeschlossene FortbildungFortbildung, dessen Zertifizierungsdatum oder das Datum des letzten Moduls in der Vergangenheit liegt.
FortbildungEine Fortbildung, an der Fachkräfte teilnehmen, um sich für ein Programm zu zertifizieren bzw. ist im Falle von Qualitätsverbund das Ziel eine Rezertifizierung. Fortbildungen beinhalten mehrere Module in sich, welche die Lehrinhalte übertragen.
ModuleEin Modul (auch Lektion genannt) ist eine Lehreinheit, die innerhalb einer Fortbildung stattfindet. Module können ggfs. in sich mehrere (Unter)Themen beinhalten.
Teilnehmer*inEine Person, die an einer Fortbildung angemeldet ist und somit als Teilnehmer*in für die jeweilige Fortbildung gilt.
TeilnahmebestätigungUrkunde, welche Teilnehmende für jedes Modul selbstständig runterladen können als PDF auf der Seite Listen > Teilnahmebestätigung. Der Teilnahmestatus muss bestätigt werden.
TeilnahmestatusBeschreibt ob Teilnehmer*in an einem bestimmten Modul teilgenommen hat, abwesend war oder dort abgebrochen hat.
ThemaEin Thema ist eine Lehreinheit, die unter einem Modul eingeordnet wird. Themen haben dann eine eigene Seite mit Inhalten.
ZertifikatSiehe Tabelle > Zertifikat

Zertifizierung

BegriffBeschreibung
Abgelaufenes ZertifikatEine Person hat ein “abgelaufenes Zertifikat” bzw. ist offizielle nicht mehr zertifiziert, wenn die letze Erst- oder Rezertifizierung länger als 2 Kalenderjahre her ist. Bspw. wenn heute Januar 2026 ist, dann sind Zertifikate, die im Kalenderjahr 2024 stattgefunden abgelaufen.
Aktives ZertifikatEine Person hat eine “aktive Zertifizierung” falls sie im aktuellen oder vorherigen Jahr eine Erst- oder Rezertifizierung.
ErstzertifizierungDatum der ersten Zertifizierung.
LetztzertifzierungDatum der letzten bzw. aktuellsten Zertifizierung. Dies wird auch eine Rezertifizierung fortlaufend aktualisiert.
RezertifizierungEin Vorgang, welcher Personen erneut zertifiziert indem das Datum der Letztzertifizierung aktualisiert wird. Aktuell erfolgt dies primär durch eine Teilnahme der Person am Qualitätsverbund, wodurch die Person rezertifiziert wird für alle Programme, für welche die Person eine Erstzertifizierung hat.
ZertifizierungEin Vorgang, welcher Personen für die Durchführung eines bestimmtes Programm bestätigt für einen Zeitraum von zwei Kalenderjahren, nämlich das Jahr der Zertifizierung und ein Jahr danach.
ZertifikatEine physische Urkunde, welche eine Teilnehmer*in einer Fortbildung bekommt oder eine Organisation in dem Fall erhält, wenn sie zertifiziert werden. Das Zertifikat wird vom Papilio-Team bedruckt und an die jeweilige Trainer*in zur Überreichung versandt. Das Zertifikat beinhaltet den Namen der Fortbildung, den Namen der Teilnehmer*innen, das Zertifizierungsdatum und im Falle von Organisation, den Namen der Organisation.

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